MENGURUS VISA SENDIRI PADA MASA PANDEMI DI VFS GLOBAL AUSTRIA

Memulai perjalanan pengurusan dokumen sendirian! ^^

Mungkin sebagian banyak bertanya-tanya, bisa ga sih ngurus dokumen visa sendirian? Jawabannya, “BISA!” Butuh banyak usaha tapinya, “Ya”, namanya juga berusaha. Yakinlah bahwa ada jalan keluar dari setiap persoalan.

1. Siapkan seluruh dokumen-dokumen yang diperlukan, termasuk bukti janji temu, tidak perlu buat print outnya karena mereka sudah memiliki list nama lengkap kamu (semacam presensinya gitu). Oh ya, hampir saja saya dan petugas tidak menemukan nama saya karena yang harus hadir pada janji temu hari itu cukup banyak dan nama saya dibuat pada list tambahan, juga nama dibuat dengan urutan nama keluarga baru nama depan.

2. Datanglah setidaknya 30 menit sebelum waktu yang tertera pada janji temu. Kalau mau datang lebih cepat juga tidak mengapa, mungkin kamu bisa mendapat kenalan dan bertukar cerita atau mungkin bisa dipakai untuk mengecek kembali kelengkapan dokumen.

3. Sebelum masuk ke dalam ruangan, pergilah ke toilet terlebih dahulu karena beberapa proses bisa memakan waktu yang cukup lama. Dan dalam ruangan tersebut tidak ada toilet, jadi kamu harus keluar untuk melakukan urusanmu. Hehehe…

4. Berpakaianlah yang rapi dan nyaman menurut Anda. Hindari menggunakan baju/atasan berwarna putih terutama jika kamu ingin mengambil foto untuk keperluan aplikasi visa di VFS Global karena latar belakang pengambilan foto menggunakan warna putih. Kalau ga salah juga disarakan begitu, mungkin supaya kamu tidak kelihatan melayang. Hahaha..

5. Dokumen pelengkap aplikasi kita harus, wajib, mesti dan kudu dibuat dalam bahasa Inggris jika kita tidak bisa menyediakannya dalam bahasa resmi yang digunakan oleh negara tempat kita membuat visa. Misalnya negara Austria menggunakan bahasa Jerman sebagai bahasa resmi, karena saya belum mahir berbahasa Jerman, seluruh dokumen saya buat dalam bahasa Inggris, kecuali untuk dokumen-dokumen seperti KTP, Akta Lahir, Kartu Keluarga, Sertifikat Vaksin dan dokumen-dokumen lain yang dikeluarkan secara resmi oleh NKRI dan atau telah terdapat terjemahan bahasa Inggrisnya.

6. Tiket sebaiknya berupa bookingan. Dalam website juga disarankan demikian, namun saya ingin menunjukkan keseriusan jadi sudah issued. Waktu itu mba-mbaknya bilang ga usah harusnya yg udah dibeli, tapi saya bilang aja “Kalau belinya nanti keburu mahal Mba.” Pede banget sayanya visa bisa granted. Harus lah ya. Amiiin… Oh ya, untuk tiket, baik yang sudah bayar atau belum, harus tetap dalam bahasa Inggris ya. Kalau masih berupa bookingan, sebaiknya cetak dengan kop dari maskapai pesawat. Caranya setelah booking di situs maskapai (bukan agen jual-beli tiket), langsung pilih menu cetak supaya kop maskapainya ikut tercetak nanti. Kalau mau langsung dicetak silakan cetak, tapi kalau belum, simpan dalam bentuk PDF setelah kamu pilih menu cetak/print. Karena masa valid booking tiket pesawat hanya sebentar (rata-rata 48 jam), maka kamu dapat memesan (book) dan mencetaknya di VFS Global.

7. Sebaiknya seluruh dokumen dipersiapkan dengan lengkap halaman per halaman (jika terdiri dari beberapa halaman). Saya mau ga mau harus mencetak ulang dokumen “Verpflichtungserklarung” yang terdiri dari 7 halaman dengan membayar Rp. 35.000. Saya terlalu ‘ikut’ apa kata teman saya bahwa memberikan nomornya saja sudah cukup, jadi yang saya buat hanya selembar kertas dengan potongan gambar yang menunjukkan nomor dokumen tersebut. Pegawai VFS meminta saya untuk menyertakan dokumen lengkapnya, terpaksa bayar lagi untuk mencetaknya, hahaha.

8. Ada perbedaan harga cetak/print dokumen di VFS Global yang Lantai 1 dengan Lantai 2. Biaya cetak di lantai 1 cukup mihill, untuk 2 lembar bookingan tiket kepulangan, saya membayar Rp 15.000 (di website tertera satu halaman Rp 10.000). Udah dikasi diskon aja saya masih sedih dengan harganya. Hahaha… Namun di lantai 2, dekat VFS Jepang hanya Rp 5.000 per halaman. Jadi, print/cetaklah di VFS Global Jepang. Saya booking tiket kepulangan sesaat sebelum saya berangkat ke VFS Global, karena datang sangat sangat awal, seluruh percetakan/fotocopy masih belum buka.

9. Jika tidak terlalu dibutuhkan, tidak perlu membawa laptop. Selain berat, ternyata laptop tidak boleh dibawa masuk ke dalam ruangan, jadi harus dititipkan di bagian resepsionis. Daaaaaan… itu berbayar, Rp 35.000 per barang. Sedih lagi saya karena itu atas saran teman saya, jaga-jaga mana tau ada dokumen yang kurang katanya. Hahaha…

10. Sebaiknya berfoto di sana, selain karena sesuai dengan persyaratan yang diminta dan diambil secara sistem digital di photo box gitu, hasilnya juga sangat cepat (kurang lebih 5 menit saja) dan untuk 4 lembar foto dikenai harga Rp. 45.000 (saya dapat diskon lagi kayaknya, karena di websitenya tertera Rp 50.000). 🙂

11. Sediakan alamat untuk pengiriman paspor kamu, apapun hasilnya (disetujui/tidak). Dengan situasi (pandemi) sekarang ini, kita tidak diperkenankan mengambil paspor secara langsung di kedutaan, jadi harus dikirim dan itu dikenakan biaya lagi. Sebaiknya siapkan alamat lengkap untuk mengirim paspor kamu balik. Karena tempat tinggal saya cukup jauh dan beda pulau, supaya hemat biaya pengiriman dikarenakan ada zona-zona pengiriman, saya pakai alamat kakak saya di Banten.

12. Sediakan uang cash. Sebaiknya bawalah uang cash secukupnya. Kamu juga dapat mengambil uang di ATM Center yang terletak di lantai G dari bangunan Kuningan City Mall. Karena saya tidak hafal denah bangunan mall, jadi saya muter-muter karena yang mau ditanya ga banyak, kepagian. Untung ada Bapak cleaning service yang mengarahkan, “Terima kasih ya Pak.”

13. Berdoalah sebelum dan sesudah mengajukan visa dengan tidak putus-putusnya. Tetap tenang dan jangan panik. Pegawai di VFS Global sangat muda-muda dan mereka baik sekali saat memberi penjelasan dan menjawab pertanyaan kita. Karena hanya Tuhan dan kedutaan yang tahu hasil visa kita sebelum dikeluarkan, maka berserah serta berharaplah dengan sungguh. Semoga cerita ini dapat membantu teman-teman yang mau mengurus visa, terutama visa Schengen sendirian. Good Luck!

Oh ya, ruangan-ruangan di sana menggunakan pintu dengan sistem tekan tombol, jadi jangan tarik pintunya dengan kuat sebelum kamu menekan tombolnya ya..

Dan saya baru sadar bahwa seluruh dokumen asli yang saya bawa tidak diperiksa, kecuali paspor yang masih berlaku sesuai persyaratan perjalanan. Berat sekali bawaan saya karena ada laptop, air minum 1 liter, dokumen visa dan kelengkapannya rangkap 2, bawa buku bacaan biar ga bosan dan pretelan-pretelan lain yang kuperlukan. Such a wow 😀

Disclaimer: Pengajuan dan pengalaman ini ditulis pada tanggal 30 Juni 2022 di VFS Global “Austria”, jadi kemungkinan akan ada beberapa perbedaan di kemudian hari karena penyesuaian.